표준 문서 규정
표준 문서 규정
표준 문서 규정
제 1장 총칙
제 1조 (목적)
본 규정은 대한예수교장로회(보수)총회 (이하 본 교단이라 칭함) 및 산하 노회 교회 기타 각 기관에서 작성 처리되는 각종 공문서(준 공문서 포함)의 통일적인 관리와 공인의 규격, 등록, 관리, 기타 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.
제 2조 (공문서의 정의)
본 규정에서 공문서라 함은 본 총회 또는 산하 각 노회 교회 기타 각 기관에 관련된 직원 또는 개인의 직무상에 필요한 공적 의사를 표시하기 위하여 작성 수발하는 모든 문서를 통칭한다.
제 3조 (공문서의 구분)
본 교단이 규정하는 공문서는 대략 다음과 같이 구분한다.
1.법규문서-규칙 규약 기타 법규의 성격을 가진 각종문서
2.일반 수발문서-대내 대외로 수발되는 일반 행정의 성격을 가진 유통(流通) 문서
3.특수문서- 특수한 용건이나 규격 양식으로 작성 처리되는 각종 문서 (예, 감사장, 회의록, 초청장, 계약서, 통계표 도면, 영수증, 기타)
제 2장 일반 원칙
제 4조 (공문서의 책임소재)
모든 문서의 최종적 책임은 그 문서를 발신하는 기관에게 있다.
제 5조 (발신의 원칙)
1.모든 공문서는 정상적인 행정 계통을 따라 발신함을 원칙으로 한다.
2.하회에서 직속 상부기관이 아닌 상회에 발신하는 공문서는 그 직속 상부기관을 경유하는 것을 원칙으로 한다. (상부에서 하회에 발신하는 공문서에도 이에 준한다)
3.모든 공문서는 한 안건만으로 작성하여야 한다.(일건 일문서의 원칙)
제 6조 (집중관리의 원칙)
일체 공문서는 공식적인 책임부서에서 집중 보존 관리해야 한다.
제 3장 문서의 운행관리
제 7조 (용지의 규격)
도면 통계표 기타 특수문서를 제외한 모든 공문서는 흰색 A4지 (210㎜× 297㎜)를 세워서 사용함을 원칙으로 한다. 도면, 통계표, 기타 특수문서는 예외로 한다.
제 8조 (용지의 여백)
모든 공문서의 철입 보존을 위한 여백으로 용지의 상단으로부터 3㎝ , 좌단, 우단과 하단으로부터 2㎝의 여백을 둔다.
제 9조 (용어 및 문자)
1.모든 공문서는 한글로 작성하는 것을 원칙으로 하되, 한글만으로는 의사 전달이 곤란한 것에 대하여 괄호 안에 한자 또는 외국어를 넣어서 표시할 수 있다.(법규문서는 한자를 혼용할 수 있다)
2.모든 공문서의 용어는 표준어를 사용하여야 한다.
3.공문서의 문장은 가로로 띄어서 써야한다.
4.외국어 가운데 우리말로 표시할 수 없는 용어는 외국어 그대로 쓰되 한글로 표기하고 괄호 안에 그 원리를 밝혀 두어야 한다.
5.모든 공문서는 정중하고 정확하여야 하며, 인사나 경어를 생략함을 원칙으로 한다.
6.공문서에서 수량을 나타내는 숫자는 아라비아 숫자를 쓴다.
제 10조 (글자의 색채)
도표를 제외한 문서에 기입하는 문자의 색채는 흑색으로 하고 수정 또는 특별한 표시가 필요할 때는 예외로 한다.
제 11조 (글자의 종류와 크기)
글자의 종류는 신명조체를 기준으로 하고, 고유의 로고체는 병행이 가능하며, 글씨의 크기는 12 point를 기준으로 한다.
제 12조 (작성의 순서)
문서는 양식 기안 결재 성문 서명의 단계를 거쳐 작성함을 원칙으로 한다.
제 13조 (양식)
1.공문서는 기술형으로 된 일반 서식 문서와 제정된 고정양식문서로 그 양식을 대별한다.
2.일반 서식문서는 현행 정부 공문서 처리 규정이 정하는 바 일반 원칙을 준용한다.
3.고정 양식 문서는 본 규정이 정한바 별첨 표준 양식에 따라 작성 관리한다.
제 14조 (기안)
공문서의 기안은 현행 정부 공문서 처리 규정이 정한바 일반 원칙을 준용함을 원칙으로 하되 각 기관 및 교회의 실정에 따라 생략할 수도 있다.
제 15조 (결재)
모든 공문서는 해 기관의 직제 계층을 따라 소정의 결재를 받은 다음 작성함을 원칙으로 한다.
제 16조 (성안문 작성)
일반 수발 공문서의 작성은 정부 공문서 규정이 정한바 제규정을 준용한다.
제 17조 (서명)
모든 공문서는 그 작성 최종 책임자 (기관의 장)의 공인이 날인됨으로서만 그 효력을 발생한다. 인쇄물 기타 대량의 문서일 경우 그 기안문 또는 원본에만 서명하고 기타는 규정에 따른 관인 생략 표시를 하여야 한다.
제 18조 (장의 표시)
공문서가 2매 이상일 때는 문서 하부 중앙 한계선 밖에 일련번호를 표시하여야 한다.
제 19조 (삭제 및 수정 표시)
공문서의 일부분을 삭제하거나 수정했을 때는 작성자가 그 삭제 수정한곳에 날인하여야한다. 중요한 공문서인 경우에는 수정한 곳에 난외에 그 수정 가제수(加除數)를 표시하고 책임자가 서명 날인하여야 한다.
제 20조 (문서의 구성)
특정 양식 문서를 제외한 일반 문서는 두문, 본문, 결문으로 구성된다.
1.두문은 발신기관명, 우편번호, 주소, 전화, 담당자, 문서번호, 시행일자, 수신기관명,
결재란으로 구성된다.
2.본문은 제목과 내용 및 붙임서류로 구성된다.
3.결문은 발신자 명의와 필요시에 설치되는 배포처란으로 구성된다.
4.발신자 기관명과 발신자 명의는 그 행의 중간에 둔다.
5.본문이 끝나면 한자 띄우고 ‘끝’자를 쓴다. 붙임서류가 있으면 붙임서류의 제목을 기록하고 한자 띄우고 ‘끝’자를 쓴다.
제 21조
모든 문서는 해 기관의 문서 취급 책임자 또는 취급 부서에 의하여 발송된다.
제 22조
발송한 문서의 원안은 해 기관의 주무 부서에 보관 철입 보존되어야 한다.
제 23조
발송된 문서에 대하여는 규정된 양식에 의한 문서 수발부에 그 소요사항이 기재되어야한다.
제 24조
전신 또는 전화로 공적 용건을 전달할 때는 규정된 시식에 의한 전언 통신문을 사용할 수 있다.
제 25조 (문서의 접수)
모든 공문서는 원칙적으로 문서에 관한 사무를 관장하는 부서에서 일괄 책임 접수하여야한다.
제 26조 (문서의 분류 및 처리)
접수된 문서는 문서기호 또는 문건 내용에 따라 각각 분류하여 주무 부서에 이송한다.
제 27조 (결재 또는 공람)
접수된 모든 문서는 그 내용의 경중에 따라 결재 또는 공람을 거친 다음에 처리되어야한다.
제 28조 (편철보관)
처리가 완결된 문서는 그 기능별 종별로 보관되어야한다.
제 29조 (일건처리)
모든 공문서는 매 안건마다 그 발생 경과 완결에 이르기까지 관련된 문서가 일괄 편철 보존되어야한다.
제 30조 (보관철)
1. 동일한 내용으로 보관된 문서는 일반적으로 통용되고 있는 보관철을 사용하되 보관철 내에 문서 철입량은 300매를 초과하지 않음을 원칙으로 한다.
2. 보관철은 문서 발생량과 종별 또는 보존 기관별로 각 기관의 실정에 따라 적절히 분류한다.
3. 모든 문서의 보관철은 열람의 편리를 위한 색인표가 부착되어야 한다.
4. 기타 문서보관에 필요한 세부사항은 정부공문서 보관보존규정을 준용한다.
5. 각 기록 연혁 기록과 각종 회의록 교적원부 및 법이 지정한 각종 서류는 영구 보존으로 하고 여타의 서류는 해기관의 실정에 따라 보존 연한을 적당히 설정 처리할 수 있다. 보존 연한이 경과한 서류를 폐기코저 할때는 해기관의 장의 재가를 얻은 다음 소각처분한다.
제 31조
Fax와 이메일로 접수된 공문도 일반문서와 동일하게 취급한다. 주요 문서는 원본을 발송해야 한다.
제 4장 각종 서류의 표준 양식
제 32조
본 총회 및 산하 각 노회 각 교회에서 사용할 특수 문서 중 중요한 문건은 본 규정이 정한바 각종 표준 양식에 준한다.
제 5장 공인
제 33조 (공인종류)
공인은 기관인과 직인으로 구분한다. 간인 (間印), 책임자의 실인 (實印), 기타 공무에 사용되는 인장은 이를 준공인이라 한다.
제 34조
의결기관, 자문기관 등은 기관인을 가지되 기타 고정기관에서는 직인만을 사용한다.
제 35조 (인영의 내용)
기관인의 인영은 기관 명칭에 ‘(의)인’자를, 직인의 인영은 직명에 ‘(의)인’자를 각각 붙인다.
제 36조 (규격 및 인영)
1.공인은 정사각형으로 하되 그 1변의 길이는 다음과 같다.
(1) 직인 ① 총회장 3㎝ ② 재단이사장 2.8㎝ ③ 노회장 2.5㎝ ④ 당회장 2㎝
(2) 기관인 ① 총회 3.5㎝ ② 노회 3㎝ ③ 당회 2.8㎝
(3) 명시되지 아니한 기관은 각각 그 직계에 따라 운용한다.
제 37조 (날인위치)
1.기관인은 문서의 두부에 설치된 기관명의 끝자가 가운데 오도록 날인한다.
2.직인은 발신 교부 또는 인정하는 자의 성명 끝자가 가운데 오도록 날인한다.
3.책임자 실인은 문서본문이 끝난 다음 그 끝자 우측에 날인한다.
4.간인은 책임자의 실인을 매장마다 전후장을 겹쳐서 적당한 곳에 날인한다. 간인은 중요한 문건으로서 특별히 필요하다고 인증할 때 날인한다.
제 6장 부칙
제 38조
본 규정에 명시되지 아니한 사항은 정부 공문서 규정을 따른다.
제 39조
본 규정은 재정 공포한 날로부터 그 효력을 발생한다.
2002.9 수정
■ 서식 차례
(서식번호 청원-1 : 교회설립청원/ 목사가 설립)
(서식번호 청원-2 : 교회설립청원/ 목사외 설립)
(서식번호 청원-3 : 목사청빙청원)
(서식번호 청원-4 : 목사청빙조회)
(서식번호 청원-5 : 목사고시 청원)
(서식번호 청원-6 : 전도사고시 청원)
(서식번호 청원-7 : 목사이명청원)
(서식번호 청원-8 : 강도사 목사후보생 전도사 이명청원)
(서식번호 청원-9 : 목사 사면 청원)
(서식번호 청원-10 : 다른 교단 목사 가입 청원)
(서식번호 청원-11 : 다른 교단 교회 가입 청원)
(서식번호 청원-12 : 장로 선택(증원) 청원)
(서식번호 청원-13 : 장로 고시 청원)
(서식번호 청원-14 : 장로 고시 연기 청원)
(서식번호 청원-15 : 장로 안수 연기 청원)
(서식번호 청원-16 : 신학입학 청원)
(서식번호 청원-17 : 신학 계속 수학 청원)
(서식번호 청원-18 : 전도목사 파송 청원)
(서식번호 보고-1 : 당회조직보고)
(서식번호 보고-2 : 총대 파송 보고)
(서식번호 보고-3 : 장로 선택 보고)
(서식번호 보고-4 : 장로 임직 보고)
(서식번호 보고-5 : 장로 취임 보고)
(서식번호 보고-6 : 이명증 접수 회보)
(서식번호 청원-1 : 교회설립청원/ 목사가 설립)
대한예수교장로회 교회(가칭)
우 주소 전화 )
접수일 |
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경
유
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확인 |
직 명 |
서 명 |
접수번호 |
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처리부 |
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담당자 |
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문서번호
시행일자 20 년 월 일
수 신 노회장
참 조 행정부장
제 목 교회 설립 허락 청원
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본인은 아래와 같이 교회를 설립하고자 서류를 구비하여 청원하오니 허락하여 주시기 바랍니다.
1. 교회명(가칭) :
2. 교회 주소 :
3. 교 역 자 :
4. 소 속 시 찰 : 끝.
붙임서류 1. 설립 대표자 이력서 1부
2. 설립 교회 현황표 1부
3. 교회 설립에 필요한 의견서 1부
4. 교인들이 서명 날인한 명단 1부 끝.
교회
설립자 대표 목사
(서식번호 청원-2 : 교회설립청원/ 목사외 설립)
부 ( 시찰)
우 주소 전화 )
접수일 |
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경
유
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확인 |
직 명 |
서 명 |
접수번호 |
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처리부 |
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담당자 |
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문서번호
시행일자 20 년 월 일
수 신 노회장
참 조 행정부장
제 목 교회 설립 허락 청원
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아래와 같이 교회를 설립하고자 서류를 구비하여 청원하오니 허락하여 주시기 바랍니다.
1. 교회명(가칭) :
2. 교회주소 :
3. 교 역 자 :
4. 소속시찰 : 끝.
붙임서류 1. 설립 대표자 이력서 1부
2. 설립 교회 현황표 1부
3. 교회 설립에 필요한 의견서 1부
4. 교인들이 서명 날인한 명단 1부 끝.
노회
시찰장 목사
(서식번호 청원-3 : 목사청빙청원)
대한예수교장로회 교회
우 주소 전화 )
16
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공지사항 
절기음악
Theological
